İnformasiya menecmenti, informasiya sistemləri

Bu gün əksər şirkətlərimizdə biznes proseslərin, xüsusilə informasiya sistemlərinin kortəbii olması faktdır. Şirkətlərimiz informasiya sisteminə, informasiyanın daha keyfiyyətli idarə olunmasına investisiya qoyulmasına həvəsli görünmürlər.

Amma bu vəziyyət tam olaraq durğun da deyil. Hər il müəyyən şirkətlər informasiyanın idarə olunması sistemini təkmilləşdirməyə səy göstərirlər.

Bu prosesə təkan verən əsas amillər aşağıdakılardır:

1)Informasiya texnologiyaları, informasiya sistemləri hər gün inkişaf edir.

2)Rəqabətin təsiri. Şirkətlər rəqiblərindən geri qalmaq istəmirlər.

3)İnformasiya axınının sıçrayışlı artımı, informasiyanın “idarəolunmaz” hala gəlməsi. Marketinq nəhəngi Jack Trout-un dediyi kimi, “elektron bombardman”ın təsiri. Gün ərzində şirkətlər o qədər informasiya əldə edirlər ki, bunun idarə olunmasına, saxlanılmasına əvvəlki sistemlərin gücü çatmır.

4)Şirkətlər informasiya menecmentinin faydasına inanmağa başlayırlar. Dərk edirlər ki, kortəbii idarəetmədən qurtulmaq üçün ilk olaraq informasiya sistemindən başlamaq lazımdır.

Ona görə də biznesdə informasiyanın idarə olunması hər gün daha çox aktuallaşır. İnformasiya sisteminin vəziyyəti şirkətin müasir biznes praktikası ilə nə dərəcədə ayaqlaşmasını göstərir.

Bill Gates-in dediyi kimi, “Hər bir biznesin müqəddəratı onun informasiyanı necə toplaması, idarə etməsi və istifadə etməsindən birbaşa asılıdır”.

İnformasiya sistemi dedikdə təkcə informasiya texnologiyaları (İT) nəzərdə tutulmamalıdır. Buraya əlavə olaraq biznes proseslər, insanlar və informasiyanın özü daxildir.

İnformasiya texnologiyaları (hardware və software) sistemin infrastrukturunu formalaşdırır. Texnologiya xam məlumatları (data) emal edib şirkət üçün faydalı informasiyaya çevirməlidir. Bu, öz-özünə baş verməyəcək – insanlar edəcək. Ümumiyyətlə, informasiya sistemi o zaman faydalı olacaq, o zaman əhəmiyyət kəsb edəcək ki, tələb olunan qaydada istifadə olunsun. İlkin məlumatlar daxil edilməyəcəksə, sistemin nə qədər güclü və müasir olmasının heç bir əhəmiyyəti yoxdur. Buna görə informasiya sistemləri yaradılanda sistemin istifadəçilər üçün asan olmasına xüsusi diqqət yetirilməlidir.

Burda əsas problem odur ki, bir qayda olaraq proqramın alınması qərarını menecment verir, istifadəçisi isə işçilər olur. Menecment təkcə sistemin nəzarət tərəfinə, faydalılığına deyil, həm də istifadəsinin asanlığına fikir verməlidir.

Şirkətlərin məlumat bazasını (database) idarə etmək üçün SQL (Structured Query Language) əsaslı proqramlardan istifadə olunur. Bu proqramlara CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) və s. daxildir.

CRM müştərilərlə münasibətlərin idarə olunmasını avtomatlaşdırmaq üçündür. CRM barədə əvvəlki bloq postların birində geniş yazmışdım:

https://abayramov.wordpress.com/2012/02/10/must%C9%99ril%C9%99rl%C9%99-is-siyas%C9%99ti-crm/

ERP şirkətin bütün strukturlarının (mühasibatliq, maliyyə, anbar, marketinq, istehsalat, HR, İT və s.) vahid məlumat bazasından istifadə etməsinə imkan verir. ERP-yə eyni zamanda CRM də daxildir.

Məsələn, satış şöbəsi satış əməliyyatını qeyd etdikdə bu məlumatı dərhal mühasibatliqdan da görmək olur. Eyni zamanda, satış işçilərinin məhsuldarlığı barədə HR meneceri məlumat ala bilir.

İnformasiya menecmentinin səmərəli təşkili ilə şirkətlər nə əldə edirlər? Bunun faydalarını aşağıdakı kimi sadalaya bilərik:

– Biznesin dayanıqlı idarə olunması üçün etibarlı informasiya bazası olur. Yəni, istədiyi informasiyanı vaxtında əldə edə bilir. İnformasiya “əlçatan” olur.

– İnsan amilinin minimumlaşdırılması. Bununla həm səhvlər azalır, həm də işçi qüvvəsinə çəkilən xərclər. Daha az işçiyə ehtiyac olur.

– Vaxta qənaət.

– Kağız-kuğuzdan müəyyən qədər imtina olunur, lazımsız sənəd dövriyyəsi minimuma enir.

– Xərclərin azaldılması.

– Menecment üçün çevik nəzarət imkanı.

– İşçilərdən məlumat asılılığı azalır. İşçi işdən çıxanda məlumatla bağlı problem yaranmır.

– Müştərilərlə münasibətlər yaxşılaşır, bu da nəticədə satışın artmasına səbəb olur.

– Təchizatçılarla münasibətlər yaxşılaşır. Məsələn, dünyanın ən böyük supermarket şəbəkəsi olan Wall Mart şirkəti  RetailLink sistemi ilə Təchizatçılarla mağazaları əlaqələndirilib. Hər alış-veriş olduqca anbar qalığı barədə təchizatçılara birbaşa məlumat gedir.

– Biznes proseslər sürətlənir.

– Vahid məlumat bazası əsasında dəyərli statistik təhlillər aparmaq olur.

– Qərar vermə prosesini asanlaşdırır. Qərarlar daha keyfiyyətli informasiya əsasında verilir.

– İnformasiya təhlükəsizliyi. Bu, həm də hər bir işçidən asılıdır. İşçilər informasiya sisteminin əhəmiyyətini başa düşməlidir.